Hvordan kan en ryddig varebil gi bedre økonomi?

Er du leder av en håndverkerbedrift, og spisser ørene dersom du kan sørge for garantert gevinst? 5S er en universell metode for å skape permanent orden og system på en arbeidsplass. Dette fremmer profesjonalitet, flyt og effektivitet i arbeidet og gir gevinst på bunnlinjen. I denne guiden går vi nærmere inn på hvorfor, og hvordan, du som leder kan hjelpe dine ansatte å implementere 5S i varebilen.

Hva er egentlig 5S-prinsippet?

5S-prinsippet er et synlig verktøy for å skape orden, system og trivsel på arbeidsplassen. Ideen er å skape en arbeidsplass som "er i orden" ved første øyekast. Prinsippet kan implementeres på alle arbeidsområder, og fungerer like godt i en varebil som i et hvilket som helst annet lager eller verksted.

Så hvorfor skal du egentlig innføre 5S på arbeidsplassen?

Bedre flyt og kostnadseffektivt arbeid

Hvor mye tid faller bort fra verdiskapende arbeid hver dag fordi dine ansatte heller bruker tid på å lete etter utstyr i bilen, eller må kjøre innom grossisten for tredje gang samme dag? Hvis du ikke har et eksakt tall, så bør du i hvert fall ha en liten anelse. Rundt 70% av tiden til håndverkere blir faktisk brukt til annet enn selve utførelsen av oppdraget.

Hvor mye kan bedriften tjene på å kvitte seg med disse forstyrrelsesmomentene som ødelegger for god og effektiv flyt? 

Gjennom innføring av 5S i varebilen vil du i stor grad unngå sløsing av tid og ressurser. Det er få kunder som er villige til å betale for dårlig utnyttede timer. Med en ryddig og oversiktlig arbeidsplass for håndverkeren blir det enklere å oppnå positive kostnadseffekter. 

Les mer: Gjør varebilen deg til en dårlig håndverker?

Oversikt over varelager

Hvor ofte møter dine ansatte opp hos en kunde bare for å finne ut at de mangler helt nødvendig materiell for oppdraget? Og hvor mange ganger skjer det at de faktisk har vært hos grossisten først, bare for å finne ut at de har kjøpt materiell som de allerede hadde tilgang på? Selv om førstnevnte er mest frustrerende for kunden direkte, så er begge deler like unødvendig og lite økonomisk.

Mangel på oversikt over varelageret i bilen har flere heldige konsekvenser:

• Du mister fort oversikt over lagerkapitalen til bedriften
• Du kan sitte med varer du egentlig ikke trenger
• Du kan få ekstra kostnader tilknyttet lagerhold
• Du kan ende opp med ukurante varer du må kaste eller selge

Med 5S får du et fastlagt system i varerommet, hvor alt får en kjent og fast plass. Mye av fordelen med dette er at du kan sørge for at det du oftest må ha tak i alltid ligger tilgjengelig i armlengdes avstand.

Unngå ødelagte varer

Når du lager et system på hva som skal ligge hvor til enhver tid, er det også enklere å sørge for god sikkerhet på veien. Mange håndverkere skaper seg den uvanen at ting slenges inn i varerommet heller enn å plasseres i et system. I tillegg er det også frustrerende å stadig måtte bruke tid på å omorganisere varelageret hver gang det skal gjøres plass til nye ting.

Når man havner i en slik ond sirkel er det fort gjort at alt heller havner i en haug som slenger rundt under transport. Da blir det ofte en god del mer svinn enn nødvendig.

Les også: Unngå skader på frakten i varerommet

Profesjonelt inntrykk

Ta en rask titt på varebilene i bildet under:

Hvem av disse ville du helst bestilt inn til et oppdrag? Hvem tror du jobber mest effektivt? Hvem tror du tar best vare på både eget utstyr, men også varer og materialer som trengs for å utføre jobben hos deg? Hvem tror du gir deg det beste førsteinntrykket?

Et førsteinntrykk skal aldri undervurderes. En håndverkerbedrifts suksess er i stor grad avhengig av kunders gode omtaler. Et dårlig førsteinntrykk kan ødelegge en kundes totalopplevelse. Hvis du ikke fremstår som en ryddig og profesjonell håndverker, vil heller ikke bedriften fremstå som en ettertraktet aktør.

Les også: Rotete varebil skaper ikke lojale kunder

Økt trivsel blant ansatte

Det er ikke bare kundene man ønsker å begeistre. En bedrift er avhengig av å både tiltrekke seg og beholde dyktige ansatte. Flinke folk er gjerne opptatt av og trives på jobb. Derfor kan du fort gjøre bunnlinjen en tjeneste hvis du sørger for at din bedrift gjør det lille ekstra for å bli litt bedre enn konkurrentene. Hvis en håndverker opplever at arbeidsdagen flyter perfekt og ting alltid ligger der de skal, vil personen bli mye mindre utsatt for frustrasjon og negative tanker ute på jobb.

Slik gjennomføres 5S i praksis i varebilen

1. Sortere: Først må dere få oversikt over varerommet. Hva trenger å oppbevares her fast, og hva kan som regel ligge igjen? Sorter alt i følgende 3 kategorier: brukes ukentlig/brukes månedlig/brukes årlig. Å gjennomføre 5S krever litt planlegging i forkant. En god idé er å sortere etter fargekoder, særlig hvis flere anvender samme bil.
2. Systematisere: Gi alt av utstyr og materiell en fast plass i varerommet. Hvilken plass tingene får skal avhenge av hvor ofte og hvor det brukes. Det som brukes ofte bør få plass i armlengdes avstand, mens andre ting kan ligge lenger unna. Bruk et logisk system, for eksempel med bevisst fargekoding som viser hva som skal ligge hvor. Et tips er også at transparente kasser gjør det enklere å se hva som ligger hvor, og gir en rask pekepinn på varelageret i bilen.
3. Skinne: Når du har satt varerommet i system, er det lettere å holde det rent. Sørg for at gulv og utstyr rengjøres og holdes i orden. I tillegg til at bilen ser mer presentabel ut, vil du også ta bedre vare på og forlenge levetiden til tingene dine. Ved jevnlig inspeksjon av verktøy og utstyr, vil du klare å finne feil med det som begynner å bli dårlig.
   
4. Standardisere: Skap en standard for hvordan bilene skal se ut. Heng gjerne opp et foto som mal. Da er det lettere for alle å gjøre dette likt. Etabler faste og effektive rutiner for å overholde de tre punktene over.
5. Sikre: Dette er det viktigste og vanskeligste, og handler om selvdisiplin. Selv om systemet er på plass, kan det fort skli ut dersom det ikke opprettholdes. 5S handler også i stor grad om kontinuerlig forbedring. Skap rutiner for å holde fast på det nye systemet, samtidig som man er bevisst på å forbedre det ytterligere. Som leder kan du for eksempel motivere de ansatte gjennom månedlige kåringer av beste bil.

Noen nyttige tips til deg som har ansvaret for implementeringen hos dine ansatte:

• Involver de ansatte i 5S-arbeidet. Dette fører til at hver eneste håndverker opplever en personlig motivasjon gjennom å få eierskap til systemet. På den måten sørger du for en god utvikling hos dine ansatte, som også raskere forankrer den nye praksisen.
• Sett en tydelig målsetning med 5S som dine ansatte gjøres kjent med. Å involvere ansatte er helt grunnleggende for å lykkes med 5S, det er tross alt de som vet hvordan arbeidsdagen faktisk er og kan være ditt konkurransefortrinn i markedet.
• Sørg for at alle ansatte faktisk vet hva 5S er, hvordan det vil påvirke arbeidsdagen i praksis og hva som kreves av dem.  
• Lag en fremdriftsplan for hver S. Lag gjerne en tydelig plan med konkrete oppgaver som skal gjennomføres innen overkommelige frister, og hvem som er ansvarlig for hva.
• Husk at når det kommer til 5S, så er det det visuelle som er i fokus. Dokumenter derfor hvordan det så ut i varebilene i utgangspunktet, og synliggjør progresjonen. Slik kan man minne seg selv på hvordan situasjonen faktisk var og hvorfor man skal opprettholde 5S. En idé er å henge opp før-og-etter-bilder på veggen i varerommet.
• Når målet og planen er satt og de ansatte er motivert, er det bare å starte moroa. Det kan være en del innsats som skal til for å systematisere alt og sette varebilene i perfekt permanent stand. I alle fasene er det en god idé å feire fremdriften, slik at man gir næring til motivasjonen hos alle.

Lykke til!