Økt produktivitet for mobile arbeidsplasser med Kanban og 5S-prinsippet

Store virksomheter har ofte et klart forhold til produktivitet og kontinuerlig forbedring, men dette er sjeldent til stede hos mobile håndverkere. Mange kaster bort verdiskapende tid i mangel på struktur og orden. Dette håper vi det kan bli en endring på.

I denne guiden introduseres du for Kanban og 5S-prinsippet, som vil bidra til at du som mobil håndverker kan sikre at du får mer orden, systematikk og trivsel i arbeidsdagen.

Prinsipper for å bedre produktiviteten

Hvor stor del av tiden din på jobb er verdiskapende for kundene dine? Rundt 70% av tiden til en mobil håndverker blir brukt til annet enn utføring av selve oppdraget. Det de fleste kaster bort tid på er leting etter materialer, og at man faktisk må reise fra oppdraget for å hente eller kjøpe gjenglemte ting. Dette fører til at man jobber mindre effektivt, samtidig som man også fremstår mindre profesjonell overfor kunden.

Målet med kontinuerlig forbedring er å eliminere sløsing, feil og skader. Det finnes mange populære prinsipper og teorier som benyttes i dette arbeidet, særlig blant produksjonsfabrikker. 

5S og Kanban er to prinsipper hentet ut fra World Class Manufacturing. Vi mener disse vil være verdifulle også på en mobil arbeidsplass, og derfor burde ha sin naturlige plass i håndverkeres arbeidsdag.

Kanban - Ikke gå tom for materialer

Kanban er et enkelt prinsipp for lagerstyring, som sikrer at du ikke står på en arbeidsplass og mangler varer eller forbruksmateriell.

Les mer: Gjør varebilen deg til en dårlig håndverker?

Gjennom intervjuer av håndverkere og egne opplevelser vet vi at man til stadighet kommer i en situasjon hvor man ”går tom” for en eller annen forbruksartikkel. En vanlig årsak er at man glemmer å etterfylle hos grossisten, fordi man ikke har oversikt over varelageret i bilen. I verste fall må du bryte arbeidet og hente mer materiell. Her taper man raskt mye tid, og ender opp med en misfornøyd kunde i samme slengen.

Kanban kan løse dette friksjonsmomenter ved at du innfører et system som gir enkel oversikt over situasjonen i varerommet. Slik skal du kunne rekke å handle inn det du trenger før det er for sent.

Det finnes mange måter du kan lage et system på. Utfordringen i varebiler er gjerne plassmangel, så for å spare plass i kan du løse utfordringen elegant med et Kanban-kort. Et Kanban-kort med varens navn ligger plassert i varerommet på samme plass som varen lagres. Når varen holder på å gå tom, tar du med deg kortet til førerhuset, hvor du legger det på en fast plass. Hver gang du er hos grossisten, tar du enkelt frem Kanban-kortene du har lagret i førerhuset. Da har du kontroll på hva du faktisk trenger, og glemmer ingenting.

En av våre kunder løste utfordringen ved å feste et white board på bilinnredningen, der han aktivt skriver opp det han må etterfylle og visker ut det som er etterfylt. Her kan du se hele videoen av hvordan han har innredet varebilen sin.

5S-prinsippet - Orden, system og trivsel

5S-prinsippet er et synlig verktøy for å skape orden, system og trivsel på arbeidsplassen. Ideen er å skape en arbeidsplass som "er i orden" ved første øyekast. Dette prinsippet er en god idé når du ikke har noen som ser arbeidsplassen din. Når du er den eneste som ser varerommet ditt i hverdagen, er det lett å nedprioritere et godt system for orden.

Vi omtaler gjerne 5S som "den visuelle arbeidsplassen", og begrepet er en forkortelse for følgende 5 begreper:

1. Sortere
2. Systematisere
3. Skinne
   
4. Standardisere
5. Sikre

SmartFloor gjør det enkelt å ivareta orden i varerommet

Les også: 11 gode tips til organisering av varelager og verktøy i servicebilen.

Slik overføres prinsippet til varebilen

Så hvordan kan 5S-prinsippet overføres til en varebil? I en fabrikk kategoriseres og plasseres verktøyet etter hvor hyppig man trenger det. Man skal alltid kunne se om ting er på plass, og om vedlikehold er gjennomført. Men, en fabrikk er jo litt annerledes enn en varebil! Enkelt sagt kan man sammenligne en fabrikk og en varebil på denne måten: 

"Fabrikken står rolig, men produktet de produserer beveger seg rundt.
Varebilen beveger seg rundt, men produktene står rolig."

Rune Olsen
Prosessjef / Leanansvarlig

Slik kan du overføre 5S til din servicebil:

• Sortere: Få oversikt over alt du har i bilen. Ta kun med deg det du faktisk trenger til oppdragene dine til daglig, resten lar du ligge igjen hjemme. I bilen skal du kun oppbevare nødvendige ting, og helst skal ingenting ligge å slenge på gulvet. Å gjennomføre 5S krever litt planlegging i forkant. En god idé er å sortere etter fargekoder, særlig hvis flere anvender samme bil.
  
  
• Systematisere: Systemet skal hjelpe deg å få oversikt over at du har alt du trenger. Gi alt av utstyr og materiell en forhåndsdefinert fast plass i varerommet. Den beste måten å organisere på, er å gjøre arbeidsdagen din så enkel som mulig. Hvilken plass tingene får skal avhenge av hvor ofte og hvor du bruker det. 
  

  Et tips er å stadig ha de tingene du bruker ofte i armlengdes avstand, mens de tingene du ikke bruker like ofte kan ligge lenger unna. Da kommer du alltid enkelt til det du trenger.

  Et annet tips er å ha flere transparente kasser, så man enkelt ser hva de inneholder. Da vet man samtidig hva som er status på varelageret i bilen. Vi anbefaler å satse på en innredning i varerommet som muliggjør raskt overblikk. Ved å investere i en innredning skreddersydd for din arbeidsdag får du plass til alt utstyret ditt, uten at du hele tiden må laste om og flytte ting for å skape plass til det du trenger.

• Skinne:  Når du har satt varerommet i system, er det lettere å holde det rent. Sørg for at gulv og utstyr rengjøres og holdes i orden. I tillegg til at bilen ser mer presentabel ut, vil du også ta bedre vare på og forlenge levetiden til tingene dine. Ved jevnlig inspeksjon av verktøy og utstyr, vil du klare å finne feil med det som begynner å bli dårlig.
  
  
• Standardisere: Etabler faste og effektive rutiner for å overholde de tre punktene over. Lag en metode å gå gjennom bilen på, så slipper du å tømme bilen hver måned for å oversikt over situasjonen i varerommet. En god idé er å ta et bilde av varerommet slik det skal se ut, og ha dette som en mal. Da vet både du og dine kollegaer hvordan varerommet skal se ut, og det blir lettere å etterleve det i praksis. 
  
  
• Sikre: Dette siste punktet handler om vedlikehold. Det kan være en enkel sak å sortere og rengjøre bilen én gang, for så å la det skli ut. Her må du ha kontroll på rutinene dine og holde fast ved systemet. 5S handler i stor grad om kontinuerlig forbedring, så søk alltid etter hvordan du kan gjøre det enda litt bedre for å få en enda litt mer effektiv arbeidsdag. Løft systemet ditt opp til et nytt nivå, sikre dette nivået og få kontroll på det, og se igjen etter nye forbedringer. Ta en jevnlig kontroll, for eksempel på slutten av hver arbeidsuke. Et tips til arbeidsgivere som har ansvar for flere mobile håndverkere, er å motivere håndverkeren ved månedlig kåring av beste vil. Dette vil gi to gevinster: håndverkeren oppleves mer profesjonell ute på oppdrag og får bedre arbeidstrivsel, mens man også vil sitte igjen med besparelser gjennom økt produktivitet.
  

Les også: Skap et godt førsteinntrykk med et ryddig varerom