5S er grunnpilaren i alt Lean-arbeid. Målet med 5S i varebilen er å få en oversiktlig og ryddig arbeidsplass som skal gi bedre flyt, økt kostnads-effektivitet og en enklere og triveligere arbeidsdag.
Kilder: www.leanforumnorge.no www.tungt.no
Verdiskapende arbeid
Har du tenkt på hvor mange minutter dine medarbeidere bruker på å finne det de trenger for å gjøre jobben sin? Lete etter varer, verktøy, utstyr og materiell i rotete og overfylte varebiler? Hvor mange minutter bruker de på dette hver dag? En uke? En måned? Hvis du begynner å regne på det, ser du fort at det er mye tid å spare på å slippe å lete. Tiden brukt på å lete kan heller brukes til verdiskapende arbeid.
Manglende oversikt gir konsekvenser
Har dine medarbeidere noen gang gjort et unødvendig innkjøp av materiell? Kanskje ligger materiellet allerede et sted i varebilen eller hjemme i garasjen, men de har ikke tid eller aner ikke hvor de skal begynne å lete?
Når man mangler oversikt over materiell, så har det flere konsekvenser. Den mest alvorlige er at man ikke har oversikt over lagerkapitalen. Manglende system i varerommet kan også føre til ekstra kostnader til lagerhold, ukurante varer, skader på varer og innkjøp av varer som virksomheten din egentlig ikke trenger.
5S
5S står for:
1. Sorter
2. Systematiser
3. Skinnende rengjøring og rydding
4. Standardiser
5. Selvdisiplin (eller sikre)
Alle kjenner seg igjen i sløsing med tid når vi ikke finner det vi har bruk for i øyeblikket. Ved å skape gode systemer, får vi bedre oversikt, og dette frigir mer tid til verdiskaping.
Slik arbeider du med 5S
- Sorter. Det vesentlige sorteres fra det uvesentlige ved å plassere det i 3 kategorier. Du kan bruke grønne, gule og røde fargekoder. Det som brukes daglig, markeres med grønt. Det som brukes ukentlig /månedlig markeres med gult, og det som brukes årlig/aldri, markeres med rødt.
- Lag system ved at hver ting har sin faste plass. Grønne gjenstander i nærheten av der det brukes. Gult får en fast plass i nærheten, og rødt kastes, eller plassere på lager. Bruk logiske system, gjerne med bevisst fargekoding.
- Skinnende rengjøring. Når du har ryddet opp og sortert, er det lettere å holde rent. Pass på at ikke det står mye på gulvet.
- Standardiser. Skap en standard for hvordan det skal være. Heng gjerne opp et foto for hvordan det skal se ut. Da er det lettere for alle å gjøre dette likt.
- Sikre eller selvdisiplin. Dette er det viktigste og vanskeligste. Selv om du har laget system, har det gjerne en tendens til å skli ut. Skal du få effekt i form av mindre sløsing, må du holde fast på systemet. Tenk hele tiden bevisst på å opprettholde orden.
Effektiv arbeidsflyt
Dette oppnår du med mer effektiv arbeidsflyt:
• Mindre sløsing med tid. Færre frustrasjoner og du slipper å lete etter ting.
• Mindre plassbehov. Du sorter og kaster etter hvert.
• Bedre innretning av arbeidsplassen, med alt det viktige like i nærheten
• Bedre sikkerhet, med alt utstyr på sin faste plass
• Økt trivsel ved å holde orden etter et fastlagt system
Mange kostnadsbesparende effekter
Sløsing er aktiviteter som forbruker ressurser, tid og påvirker miljøet negativt. Med Lean skal man skape merverdi for kunden og sløsing er ikke noe kunden er villig til å betale for.
Med 5S kan mange kostnadsbesparende effekter oppnås ganske enkelt. Metoden bidrar til å utvikle en ryddig og oversiktlig arbeidsplass. Den angriper sløsing og ikke minst synliggjør avvik.
5S støtter også HMS og bidrar til et bedre arbeidsmiljø. Medarbeiderne involveres i 5S-arbeidet. Når de får medbestemmelse i forbedringer, skaper dette bedre og raskere forankring. Medarbeiderinvolvering er en investering som bidrar til personlig utvikling og motivasjon som igjen gir økt effektivitet.
Universell metode
Mange tror at 5S kun er relevant på arbeidsområder som lager, verkstedet og i produksjonen. Metoden fungerer ypperlig på disse lokasjonene, men en fullverdig Lean-virksomhet implementerer 5S på alle arbeidsområder i alle avdelinger på alle nivåer.
5S setter en standard som reflekterer profesjonalitet og bidrar til bedre flyteffektivitet for alle medarbeidere. Metoden er universell og fungerer uansett bransje. Ved å arbeide målrettet med 5S, gir dette gevinster for kunden fordi du kan levere raskere med bedre kvalitet.
5 Lean-tips til å komme i gang med 5S-arbeidet
1. Sett en målsetting for 5S og kommuniser målet til medarbeiderne
Definer en målsetning som reflekterer din virksomhets visjon og strategi. Målet bør være tidsbestemt, utfordrende, realiserbart, målbart, akseptert og tydelig (TURMAT). Når målet er bestemt, bør dette videreformidles til de som blir berørt av gjennomføringen. Gjennom en kickoff skapes entusiasme og motivasjon til å gjennomføre arbeidet. Involvering av medarbeidere er grunnleggende for å lykkes med Lean og 5S. Medarbeiderne er ditt konkurransefortrinn. De vet best hvor skoen trykker i det daglige arbeidet.
Les mer: Motiverte arbeidere er mer effektive
2. Gi opplæring til involverte medarbeidere
Alle som jobber med 5S, må også vite hva Lean og 5S faktisk er og hvordan dette vil påvirke deres arbeidshverdag. Bruk Lean-spill, diskusjoner, mange visuelle eksempler og teori for å gjøre undervisningen givende. 5S-metoden flettes sammen med mange andre Lean-metoder som f.eks. tavlemøter og kanban.
Les mer: Dette er kanban
3. Lag fremdriftsplan for hver S
5S høres enkelt ut, men det kan være utfordrende å sette av nok tid til å gjennomføre metoden. Arbeidet kommer ofte i tillegg til vanlig drift. Sett av nok tid til å jobbe med hver S og legg til litt ekstra.
Lag en tydelig plan for alle aktiviteter som skal utføres innen hver S. Husk å være tydelig på når arbeidet skal gjøres og hvem som er ansvarlig. La de involverte medarbeideren få lov til å være med på å sette tidsfrister slik at arbeidet oppfattes som overkommelig og givende.
4. Dokumenter nåsituasjon
Det visuelle er i fokus med 5S og det skal være lett synlig for det utrente øyet at arbeidsområdet har vært gjennom en 5S-runde. Det er lett å glemme hvordan arbeidsområdet så ut, kanskje fordi man ikke vil huske. Det er viktig å synliggjøre progresjonen. Det er få ting som synliggjør forbedringer tydeligere enn å sammenligne før og etter bilder. Noen velger å henge opp bildene som en påminnelse på hvordan situasjonen var før. Slik unngår du å skli tilbake til gamle vaner.
5. Gjennomfør forbedringer og feire progresjonen
Målet er satt. Teamet er motivert. Planen er bestemt og situasjonen er dokumentert. Tiden er inne for å starte moroa med det fysiske arbeidet. Identifiser unødvendig saker og fjern det i sorteringsfasen. I systematiseringsfasen plasseres saker nær bruksområdet og antallet begrenses. Arbeidsområdet settes i god stand og rutiner lages for å holde det ryddig og rent i skinne-fasen. Standardiser ved å etablere en klar visuell permanent løsning. Synliggjør standarden for å få avvik og problemer løst. Arbeid i henhold til standeren og utfør jevnlige revisjoner for forbedringer i sikre-fasen. Underveis er det viktig å feire fremdriften for å holde motivasjonen oppe.
Les mer om hvordan holde orden i varerommet her
Kontinuerlig forbedring
Lean er en driftsstrategi der du engasjerer teamet ditt til å skape flyteffektivitet for kunden og som gir resultater på bunnlinjen. De 3 første S-ene (Sortere, Systematisere, Skinne) er faktisk ganske enkle å gjennomføre. Det vanskelige er å sikre at standarden etterleves. Arbeidsområdet skal skinne før man går hjem fra jobben. Hver eneste dag! 5S er én av mange virkningsfulle metoder i verktøykassen for å bygge en Lean-virksomhet med fokus på kontinuerlig forbedring.
